Artikel 1 – Definities

1.1 Organisatie

Onder de "Organisatie" wordt verstaan: Sleurbakken Reis, alsmede alle natuurlijke personen, vrijwilligers, medewerkers, ingehuurde derden en samenwerkingspartners die betrokken zijn bij de voorbereiding, uitvoering en afwikkeling van het evenement. Sleurbakken Reis is onderdeel van CMS Groepsactiviteiten - Events.

1.2 Evenement

Onder het "Evenement" wordt verstaan: iedere door Sleurbakken Reis georganiseerde reis, roadtrip, puzzelrit of meerdaags evenement, inclusief alle activiteiten, routes, overnachtingen, bijeenkomsten en overige onderdelen die onderdeel uitmaken van de reis.

1.3 Deelnemer

Iedere natuurlijke persoon die zich heeft ingeschreven voor deelname aan het evenement, ongeacht of deze bestuurder of passagier is.

1.4 Team

Een groep deelnemers die gezamenlijk met één voertuig deelneemt aan het evenement.

1.5 Voertuig

Het motorvoertuig waarmee aan het evenement wordt deelgenomen.

1.6 Teamcaptain

De persoon die namens het team de inschrijving verzorgt en als eerste aanspreekpunt voor de organisatie fungeert.

 

 

Artikel 2 – Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere inschrijving en deelname aan een evenement van Sleurbakken Reis.

2.2 Door inschrijving verklaart iedere deelnemer kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en hiermee volledig akkoord te gaan.

2.3 Wanneer één persoon een team inschrijft, verklaart deze persoon dat alle teamleden kennis hebben genomen van deze voorwaarden en daarmee instemmen.

2.4 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk door de organisatie zijn bevestigd.

 

 

Artikel 3 – Inschrijving

3.1 Een inschrijving is definitief zodra:

• het inschrijfformulier volledig is ingevuld;
• de betaling of aanbetaling is ontvangen;
• de organisatie de inschrijving heeft bevestigd.

3.2 De organisatie behoudt zich het recht voor een inschrijving zonder opgaaf van redenen te weigeren.

3.3 Iedere deelnemer dient correcte persoonsgegevens te verstrekken.

3.4 Onjuiste of onvolledige gegevens kunnen leiden tot uitsluiting van deelname zonder recht op restitutie.

3.5 Wijzigingen van deelnemers kunnen uitsluitend schriftelijk worden aangevraagd.

3.6 De organisatie kan administratiekosten rekenen voor wijzigingen van deelnemers.

3.7 Startbewijzen mogen uitsluitend worden overgedragen na schriftelijke toestemming van de organisatie.

 

 

Artikel 4 – Betaling

4.1 De deelnemer dient de deelnamekosten binnen de gestelde betalingstermijn te voldoen.

4.2 Indien niet tijdig wordt betaald, vervalt het recht op deelname.

4.3 De organisatie behoudt zich het recht voor de inschrijving te annuleren wanneer de betaling uitblijft.

4.4 Alle genoemde bedragen zijn inclusief btw, tenzij anders vermeld.

 

 

Artikel 5 – Annulering

5.1 Annulering dient schriftelijk of per e-mail plaats te vinden.

5.2 Bij annulering gelden de volgende annuleringskosten:

• Gratis annuleren tot en met 30 dagen na inschrijving
• Tot 42 dagen voor vertrek: 30% van de reissom
• 42 t/m 28 dagen: 35%
• 28 t/m 21 dagen: 40%
• 21 t/m 14 dagen: 50%
• 14 t/m 5 dagen: 75%
• Minder dan 5 dagen voor vertrek: 90%
• Op de vertrekdag of daarna: 100%

5.3 De organisatie adviseert iedere deelnemer een annuleringsverzekering af te sluiten.

 

 

Artikel 6 – Overmacht

Onder overmacht wordt onder andere verstaan:

• oorlog;
• terrorisme;
• natuurrampen;
• pandemieën;
• extreme weersomstandigheden;
• overheidsmaatregelen;
• grenssluitingen;
• stakingen;
• calamiteiten.

6.1 Indien het evenement door overmacht niet kan plaatsvinden, heeft de organisatie het recht:

• het evenement te verplaatsen;
• de route aan te passen;
• een voucher uit te geven;
• het evenement geheel of gedeeltelijk te annuleren.

6.2 De organisatie is niet aansprakelijk voor kosten die deelnemers zelf hebben gemaakt.

 

 

Artikel 7 – Voertuigen

7.1 Het voertuig moet tijdens het gehele evenement voldoen aan alle wettelijke eisen.

7.2 Iedere bestuurder beschikt over een geldig rijbewijs.

7.3 Het voertuig is minimaal WA verzekerd.

7.4 De bestuurder dient een geldig kentekenbewijs en groene kaart te kunnen tonen.

7.5 De auto dient minimaal 20 jaar oud te zijn.

7.6 De maximale aanschafwaarde bedraagt €1.500, exclusief aankleding, accessoires en decoratie.

7.7 De organisatie mag bewijs van aankoop vragen.

7.8 Bij twijfel bepaalt de organisatie de marktwaarde van het voertuig.

7.9 De organisatie kan deelname weigeren indien het voertuig:

• technisch onveilig is;
• ernstige lekkages vertoont;
• gevaar oplevert voor andere deelnemers;
• niet voldoet aan de gestelde eisen.

7.10 Deelname met een caravan, vouwwagen of bagagewagen is toegestaan, mits veilig en wettelijk toegestaan.

 

Artikel 8 – Karakter van het evenement

8.1 Sleurbakken Reis is nadrukkelijk geen race, rally of snelheidswedstrijd.

8.2 Het evenement is uitsluitend recreatief.

8.3 Er worden geen klassementen gebaseerd op snelheid opgesteld.

8.4 Iedere deelnemer dient zich aan alle verkeersregels te houden.

8.5 Gevaarlijk rijgedrag leidt direct tot uitsluiting.

 

 

Artikel 9 – Aansprakelijkheid

9.1 Deelname aan Sleurbakken Reis geschiedt volledig op eigen risico.

9.2 De organisatie is uitsluitend verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement en is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat tijdens, vóór of na het evenement, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de organisatie.

9.3 De organisatie is niet aansprakelijk voor:

• schade aan voertuigen;
• diefstal;
• verlies van eigendommen;
• pech;
• verkeersovertredingen;
• boetes;
• gevolgschade;
• letselschade;
• gemiste vakantiedagen;
• hotel- of campingkosten;
• repatriëringskosten;
• sleepkosten.

9.4 Iedere deelnemer is volledig aansprakelijk voor schade die hij of zij veroorzaakt aan andere deelnemers, derden, eigendommen of de organisatie.

9.5 Indien de organisatie aansprakelijk wordt gesteld voor schade die door een deelnemer is veroorzaakt, vrijwaart de deelnemer de organisatie volledig voor alle aanspraken van derden.

9.6 De organisatie is niet aansprakelijk voor fouten of tekortkomingen van campings, hotels, restaurants, veerdiensten, garages of andere externe partijen.

9.7 Iedere deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het naleven van alle lokale wetten, verkeersregels en voorschriften.

 

 

Artikel 10 – Verzekeringen

10.1 Iedere deelnemer is verplicht gedurende het gehele evenement minimaal te beschikken over:

• een geldige WA-verzekering voor het voertuig;
• een geldig rijbewijs;
• een geldig kentekenbewijs;
• een geldige groene kaart indien vereist.

10.2 De organisatie adviseert daarnaast dringend:

• een reisverzekering;
• een annuleringsverzekering;
• een pechhulpverzekering inclusief buitenlanddekking;
• een inzittendenverzekering;
• een repatriëringsverzekering.

10.3 De organisatie sluit geen collectieve verzekering af voor deelnemers.

10.4 Kosten die voortvloeien uit pech, ongevallen of medische hulp zijn volledig voor rekening van de deelnemer.

 

 

Artikel 11 – Gedrag van deelnemers

11.1 Iedere deelnemer gedraagt zich respectvol tegenover:

• andere deelnemers;
• medewerkers;
• vrijwilligers;
• campingeigenaren;
• omwonenden;
• hulpdiensten;
• overige weggebruikers.

11.2 Discriminatie, intimidatie, agressie, bedreiging, vandalisme of geweld wordt niet getolereerd.

11.3 De organisatie kan deelnemers onmiddellijk uitsluiten zonder restitutie indien sprake is van:

• agressief gedrag;
• gevaarlijk rijgedrag;
• overmatig alcoholgebruik;
• drugsgebruik;
• vernieling;
• diefstal;
• bedreiging;
• weigeren van instructies.

11.4 Besluiten van de organisatie zijn bindend.

 

 

Artikel 12 – Alcohol, drugs en veiligheid

12.1 Het besturen van een voertuig onder invloed van alcohol, drugs of andere middelen die de rijvaardigheid beïnvloeden is strikt verboden.

12.2 Deelnemers dienen altijd de geldende verkeerswetgeving van het betreffende land te volgen.

12.3 Indien een deelnemer door de politie of andere autoriteiten wordt aangehouden, is de organisatie hiervoor niet verantwoordelijk.

12.4 Open vuur, illegaal vuurwerk en explosieven zijn verboden op campings, startlocaties en finishlocaties.

12.5 De organisatie behoudt zich het recht voor veiligheidscontroles uit te voeren.

 

 

Artikel 13 – Campings en overnachtingen

13.1 De organisatie reserveert waar mogelijk gezamenlijke campings.

13.2 Deelnemers zijn verantwoordelijk voor hun eigen tent, caravan of andere overnachtingsvoorziening.

13.3 Op campings gelden altijd de huisregels van de betreffende camping.

13.4 Na 23.00 uur dient geluidsoverlast zoveel mogelijk te worden voorkomen.

13.5 Hard muziek draaien, burn-outs, revving, sirenes en onnodig claxonneren zijn verboden.

13.6 Afval dient netjes te worden opgeruimd.

13.7 Schade aan campingterreinen wordt verhaald op de veroorzaker.

13.8 Drones mogen uitsluitend worden gebruikt na toestemming van zowel de organisatie als de locatiebeheerder én binnen de geldende wet- en regelgeving.

 

 

Artikel 14 – Voertuigdecoratie

14.1 Deelnemende voertuigen mogen worden versierd.

14.2 Decoraties dienen veilig bevestigd te zijn.

14.3 Decoraties mogen:

• geen scherpe delen bevatten;
• geen gevaar opleveren;
• het zicht van de bestuurder niet beperken;
• verlichting of kentekenplaten niet afdekken.

14.4 Racelogo's, politie-uitstraling of verboden symbolen zijn niet toegestaan.

14.5 De organisatie kan verlangen dat gevaarlijke decoraties direct worden verwijderd.

 

 

Artikel 15 – Privacy (AVG)

15.1 Sleurbakken Reis verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van het evenement.

15.2 Persoonsgegevens worden verwerkt conform de geldende privacywetgeving (AVG).

15.3 Gegevens worden uitsluitend gedeeld indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het evenement of wanneer de wet dit vereist.

15.4 Deelnemers hebben recht op inzage, correctie en verwijdering van hun persoonsgegevens, voor zover dit wettelijk mogelijk is.

15.5 De privacyverklaring van Sleurbakken Reis maakt integraal onderdeel uit van deze voorwaarden.

 

 

Artikel 16 – Foto- en videomateriaal

16.1 Tijdens het evenement kunnen foto's, video's en dronebeelden worden gemaakt.

16.2 Door deelname verleent iedere deelnemer toestemming voor het gebruik van dit beeldmateriaal voor promotionele doeleinden van Sleurbakken Reis.

16.3 Dit materiaal kan worden gebruikt op onder meer:

• de website;
• sociale media;
• drukwerk;
• advertenties;
• nieuwsbrieven;
• promotiemateriaal.

16.4 Indien een deelnemer een zwaarwegend privacybelang heeft, kan hij of zij een gemotiveerd verzoek indienen om bepaald beeldmateriaal niet verder te gebruiken. De organisatie beoordeelt dit verzoek zorgvuldig, maar kan niet garanderen dat reeds gepubliceerd materiaal overal kan worden verwijderd.

 

 

Artikel 17 – Intellectueel eigendom

17.1 Alle logo's, routes, opdrachten, routeboeken, teksten, foto's, video's en overige materialen blijven eigendom van Sleurbakken Reis.

17.2 Zonder schriftelijke toestemming mogen deze materialen niet worden gekopieerd, verspreid of commercieel gebruikt.

17.3 Het is niet toegestaan onderdelen van het evenement te gebruiken voor het organiseren van een vergelijkbaar evenement zonder schriftelijke toestemming.

 

 

Artikel 18 – Slotbepalingen

18.1 Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

18.2 Geschillen worden, voor zover de wet dit toestaat, voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Sleurbakken Reis is gevestigd.

18.3 Indien één of meerdere bepalingen van deze voorwaarden ongeldig blijken te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

18.4 De organisatie behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. De meest recente versie wordt gepubliceerd op de website van Sleurbakken Reis en is van toepassing op nieuwe inschrijvingen.

18.5 In situaties waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie. Daarbij worden de redelijkheid, de veiligheid van deelnemers en de aard van het evenement als uitgangspunt genomen.